Das kleine Absender-Einmaleins

Donnerstag, 23. Juni 2005, 13.45 Uhr

Wenn Sie eine Ausgabe von „Business-PC Daily“ in Ihrem Posteingang finden, dann sehen Sie dort in der Spalte Absender den Eintrag: „Business-PC Daily“ mit der Mail-Adresse „newsletter@computerwissen.de“. Die meisten E-Mailprogramm zeigen in der Übersicht nur den Klartextnamen – also „Business-PC Daily“ – und erst beim Öffnen des E-Mail-Formulars auch die E-Mail-Adresse des Absenders. Jetzt werden Sie sich vielleicht fragen, warum ich Sie auf eine solche Banalität hinweise. Ganz einfach: weil sie so banal in der Praxis nicht ist. Im Gegenteil, die Adressierung einer E-Mail ist Bestandteil des kommunikativen Prozesses „E-Mail“ und als solcher teilt sie auch etwas mit – ganz gleich, ob man das als Absender nun bemerkt, oder nicht. Das mag für private Post noch weitgehend irrelevant sein, doch sobald die elektronische Post als integraler Bestandteil der Unternehmenskommunikation betrachtet wird, empfiehlt es sich, einige Zeit über die Form des Absenderangaben nachzudenken.

Wenn ich mir meinen Posteingang anschaue, stelle ich immer wieder fest, dass selbst professionelle Mailversender noch nicht einmal das kleine Einmaleins der korrekten Adressierung einer E-Mail beherrschen. Da bekomme ich zum Beispiel E-Mails, bei denen der Absender

  • aus einer nackten, nichtssagenden E-Mail-Adresse besteht
  • Tippfehler enthält
  • eine Funktion innerhalb eines Unternehmens, nicht aber einen Namen aufführt
  • nur aus der Angabe des Terminals besteht, von dem aus die Mail verschickt wurde
  • in der Reihenfolge „Nachname, Vorname“ erscheint
  • dem Absender ein firmeninternes Kürzel vorangestellt ist, das dort eigentlich nichts zu suchen hat
  • eine fehlerhafte E-Mail-Adresse enthält

Ein Absendereintrag in einer E-Mail besteht aus zwei Teilen: Der E-Mail-Adresse des Absenders und einem Klartexteintrag. Beide Angaben sind für den rein technischen Versandvorgang der E-Mail in vielen Fällen gänzlich uninteressant. Ein E-Mail-Programm überprüft in der Regel nicht, ob ein Name angegeben wurde, sondern nur, ob eine Absenderadresse vorliegt.

Doch auch wenn es Ihrem E-Mail-Programm herzlich egal, mit welchem Absendernamen und mit welcher E-Mail-Adresse Sie Ihre Post verschicken (selbst eine falsche Absenderadresse hindert ein Mailprogramm normalerweise nicht daran, eine E-Mail zuzustellen), so ist es für den Empfänger durchaus von Bedeutung, ob er in seinem Posteingang eine E-Mail von „Fritz Walter“, „Walter, Fritz“, „F. Walter“, „walter_f“, „frizwalter“, „Frzit Watler“, „Prof. Dr. Fritz Walter“, „Fritz Walter (CEO)“ oder „fritzchenswalter@billigheimer.de“ vorfindet.

Aus diesem Sachverhalt lassen sich nun einige Faustregeln für den Umgang mit dem Absender aufstellen:

  • Benutzen Sie auf jeden Fall einen Klartextnamen! Wer als Absender nur die E-Mail-Adresse benutzt, zeigt damit, dass er sein E-Mail-Programm nicht beherrscht.
  • AOL-Kunden sollten es aus diesem Grund vermeiden, ihre Geschäftspost über das AOL-Mailprogramm zu verschicken, weil dieses als Absender immer nur die AOL-Mailadresse einträgt. Benutzen Sie in diesem Fall ein IMAP-fähiges Mailprogramm, in dem Sie den Klartextnamen selbst definieren können.
  • Tragen Sie als Absendernamen exakt das ein, was der Empfänger sehen soll. Lassen Sie etwas Sorgfalt walten und vermeiden Sie Flüchtigkeitsfehler – sonst könnte der Empfänger noch auf die Idee kommen, Sie könnten Ihren eigenen Namen nicht schreiben.
  • Die elektronische Post ist in der Regeln ein nach außen gerichteter kommunikativer Akt. Vermeiden Sie daher alle internen Kommunikationsmuster wie interne Kürzel oder Titel.
  • Machen Sie einen Testlauf. Schicken Sie sich selbst eine E-Mail und antworten Sie darauf. So sehen Sie zum einen, wie Ihre Mail bei anderen ankommt und überprüfen gleichzeitig, ob Ihre E-Mail-Adresse korrekt eingetragen ist.

Übrigens – am einfachsten und fast immer ausreichend ist es, wenn Sie sich beim Absendernamen an die klassische Reihenfolge „Vorname Nachname“ halten und auf weitere Zusätze verzichten.


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