Post aus Papier und Bytes

Dienstag, 7. Juni 2005, 14.32 Uhr

Gerade komme ich von der Post, bei der ich fünf Briefe abgegeben und zehn neue Briefmarken gekauft habe. Beim obligatorischen schlangestehen hatte ich genügen Muße, über die Unterschiede zwischen der traditionellen Post aus Papier und der aus Bits & Bytes nachzudenken. Auf den ersten Blick scheinen die Unterschiede zwischen der elektronischen Post und der auf Papier marginal zu sein. In beiden Fällen werden schließlich Nachrichten von einem Absender an einen Empfänger geschickt – ob diese Nachrichten nun am Bildschirm oder auf Papier gelesen werden, spielt doch keine Rolle, oder?

Doch der Teufel steckt, wie sollte es auch anders sein, im Detail: Die Ähnlichkeit von E-Mail und Briefpost lockt uns auf eine falsche Fährte. Unser Vorwissen über die Möglichkeiten und Einsatzgebiete der normalen Post steht uns bei der Arbeit mit E-Mail im Weg und verdeckt den Blick auf die Spielregeln von Mail, deren Einhaltung für den erfolgreichen Einsatz dieses neuen Kommunikationswerkzeugs eine große Rolle spielt.

Vergleichen Sie einen Papierbrief mit einer E-Mail und machen Sie sich klar, welche Informationen Ihnen selbst ein ungeöffneter Brief vermittelt – und was alles bei einer E-Mail fehlt!

Vorsicht ist also angebracht – denn so ähnlich sich der Brief auf Papier und die E-Mail am Bildschirm auf den ersten Blick sein mögen, so viele Unterschiede zeigen sich bei genauerem Hinsehen. Um zu verstehen, was E-Mail und Brief trennen, muss man sich nur kurz vor Augen führen, welche Eigenschaften ein Brief besitzt und welche Informationen wir mehr oder weniger unbewusst aus diesen Eigenschaften beziehen.

Was Ihnen ein Brief aus Papier alles verraten kann

Das beginnt bereits bei Umschlag. Je nach Format, Größe und Farbe sortieren wie einen Brief im Kopf schon nach Kategorien wie „Werbung“, „amtlich“, „privat“ und ähnliches. Schon die Art des Umschlags verrät uns unmittelbar etwas über den Absender und den möglichen Inhalt. Ein DIN-C6-Brief mit handgeschriebener Adresse ist fast immer ein privater Brief, ein länglicher Fensterumschlag hat fast immer dienstliche oder geschäftliche Inhalte, kann aber auch Werbung sein. Behördenpost ist ebenso typisch und auf den ersten Blick zu erkennen wie ein bunter Werbe- oder ein schwarzer Trauerbrief.

Diese Sortierung wird durch einen Blick auf die Adressierung und Frankierung weiter verfeinert: Ist die Anschrift mit der Hand geschrieben oder aufgedruckt? Wurde der Brief als Massendrucksache automatisch freigestempelt oder hat er eine aufgeklebte Briefmarke? Wie sieht die Briefmarke aus? Ist es eine auffällige Sonderbriefmarke, eine Standardpostwertzeichen oder ein anonymes Stück Papier aus seinem Automaten? Wie ist die Marke auf den Brief geklebt, wie ist sie abgestempelt? Eine etwas zu gerade klebende und zu sauber gestempelte Marke in Verbindung mit einer etwas zu regelmäßigen und sauberen Handschrift signalisiert uns zum Beispiel sofort, dass es sich bei dem scheinbar persönlichen Brief um eine Täuschung handelt, vermutlich um Werbung, die den Anschein erwecken will, ein privater Brief zu sein.

Doch das ist erst der Anfang, es gibt noch unzählige Informationen, die uns der Brief über sich durchs bloße Betrachten und Anfassen mitteilt: Ist der Brief zerknickt, wie schwer bzw. wie dick ist er, wie fühlt sich das Papier an, ist er vielleicht sogar parfümiert – und so weiter und so fort: All das nehmen wir beim ersten Kontakt mit einem Brief blitzschnell wahr und fällen in Bruchteilen von Sekunden ein Vorurteil über den möglichen Inhalt des Briefes und seine Relevanz.

So sind wir mit etwas Übung in der Lage, selbst den umfangreichsten Posteingang in Windeseile durchzusehen. Meist reicht ein kurzer Blick schon aus, um die Briefe zuverlässig zu sortieren: Die guten ins Töpfchen, die schlechten ins Kröpfchen.

Eine E-Mail ist eine E-Mail ist eine E-Mail

Doch wie anders sieht das bei elektronischen Post aus – denn sämtliche augenfälligen Merkmale, die einen Papierbrief auszeichnen, fallen bei einer E-Mail fast vollständig weg. Der Posteingang gibt kaum Informationen über den Inhalt einer Mail preis. Was bei einem Stapel Papierpost kein Problem ist, wird hier zur echten Aufgabe: Den Überblick behalten.

Ein Blick in den Posteingang zeigt es überdeutlich: Eine E-Mail gibt außer wenigen kargen, technischen Daten – Absender, Betreffzeile, Datum, Umfang – nichts über sich preis. Während es kaum Schwierigkeiten bereitet, aus einem Stapel von 50 Papierbriefen etwa die Werbung eindeutig zu identifizieren und ungeöffnet wegzuwerfen, ist das bei 50 E-Mails nicht so ohne weiteres möglich.

Ob Werbung oder wichtige Unterlagen, Liebesbrief oder Beleidigung, Mahnung oder Einladung: Eine E-Mail ist eine E-Mail ist eine E-Mail. Wenn Sie wissen wollen, was in der Mail steht, müssen Sie die Post aufmachen und zumindest kurz überfliegen.

Konsequenzen für die E-Mail-Praxis

Dieser einfache Sachverhalt hat Konsequenzen für die Praxis: Je weniger Informationen das Äußere einer E-Mail zu bieten hat, desto wichtiger werden die wenigen Daten, allen voran der Absendername und die Betreffzeile.

Damit sind die Unterschiede zwischen E-Mail und Briefpost natürlich nicht erschöpfend behandelt, aber hier sei nur noch auf ein besonders wichtiges Merkmal hingewiesen: Einen Brief auf Papier können wir mit einem Blick überfliegen, wir springen mit den Augen problemlos über die Seite. So ist es selbst bei einem mehrseitigen Schreiben kein Problem, sich blätternd einen ersten raschen Überblick über den Inhalt des Briefes zu verschaffen.

Bei einer E-Mail ist auch das nicht möglich, hier können wir nicht einfach die Seiten umblättern, sondern müssen uns mit Maus und Cursor durch den Text navigieren und sehen immer nur einen relativ kleinen Ausschnitt der Mail auf dem Bildschirm. Das dauert nicht nur länger als das Umblättern eine Seite, es verlangt vom Leser auch mehr Konzentration und ist anstrengender. Was zur Folge hat, dass wir bei einer längeren E-Mail am Bildschirm weit eher die Geduld verlieren als bei einem mehrseitigem Papierbrief.

Auch das sollte beim Schreiben einer E-Mail berücksichtigt werden – eine E-Mail muss zum Beispiel weit mehr Absätze haben als ein Brief, lange Einleitungen können – da sie vom Empfänger nicht einfach überblättert werden können – leicht dazu führen, dass eine Mail gelöscht wird, bevor die eigentlich wichtigen Passagen gelesen wurden.


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